Welkom bij de club: 8 tips om nieuwe bestuursleden te verwelkomen

Veel verenigingen en stichtingen houden in deze periode hun Algemene Ledenvergadering (ALV). Vaak wordt op datzelfde moment afscheid genomen van bestuursleden en worden hun opvolgers geïnstalleerd. In dit artikel vind je praktische tips om nieuwe bestuurders te verwelkomen en op te nemen in het bestuur van je organisatie.

Tips

1. Laat een kandidaat-bestuurslid meelopen

Normaal gesproken maakt een bestuurslid tijdig bekend dat hij of zij gaat stoppen. Dit geeft tijd om een vervanger te zoeken, maar ook om deze mee te laten lopen. Door een beoogde voorzitter, secretaris of penningmeester al een tijdje aan de hand mee te nemen, kan deze wennen aan de organisatie, systemen en werkwijze. Deze kan dingen dan al doende leren aan de hand van een ‘ervaren meester’, en staat er niet direct alleen voor.

2. Zorg voor een goede overdracht

Het lijkt vanzelfsprekend, maar toch gaat het juist hier erg vaak mis. Vraag een vertrekkend bestuurder om te zorgen voor een overdrachtsdocument. Een overzicht waarin lopende zaken en afspraken zijn vastgelegd, een map (digitaal of fysiek) met relevante documenten en correspondentie, een lijst met contactpersonen, accounts en wachtwoorden, etc. Te vaak start een nieuw bestuurslid met frisse moed in de nieuwe functie, maar wordt hij/zij in de eerste periode geconfronteerd met gemaakte maar nergens vastgelegde afspraken, zoekgeraakte documenten, mails of wachtwoorden.

3. Schakel een hulplijn in

Het nieuwe bestuurslid kan nog voor zijn/haar aanstelling meelopen met de huidige (zie 1), maar aan de andere kant kan afgesproken worden dat de nieuwe penningmeester bij vragen zijn voorganger nog mag benaderen. Dit bijvoorbeeld bij vragen over het vorige boekjaar, eerder genomen besluiten of documenten die niet goed zijn overgedragen (zie 2). Alleen al het idee van een soort achtervang kan zorgen voor een gevoel van rust en controle bij de nieuwe bestuurder.

4. Vergeet niet om bestuurswijzigingen door te geven aan de Kamer van Koophandel

Schrijf nieuwe bestuurders in bij de KvK en schrijf voormalig bestuursleden uit. Waarom? Afgetreden bestuurders die nog in het Handelsregister staan, kunnen namelijk nog altijd aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schulden. Zowel voor (voormalig) bestuursleden als voor de vereniging is het daarom belangrijk om de gegevens in het Handelsregister up-to-date te houden.

5. Geef bestuurswijzigingen door aan de verenigingsadviseur

Voor de gemeente Stein is het belangrijk om te beschikken over de juiste contactgegevens. Heeft jullie vereniging een nieuwe voorzitter, secretaris of penningmeester? Geef het dan door aan verenigingsadviseur Frank van den Boomen via Frank.vandenBoomen@gemeentestein.nl.

6. Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Wil je als bestuurder automatisch op de hoogte gehouden worden van voor jou en je vereniging relevante zaken en ontwikkelingen? Schrijf je dan in voor de Nieuwsbrief Verenigingen. Laat je gegevens achter op de pagina Nieuwsbrief verenigingen en vink het hokje ‘Verenigingen’ aan. Je ontvangt het laatste nieuws dan elke maand automatisch in je mailbox.

7. Maak gebruik van functionele mailboxen

Iets anders waarbij het vaak mis gaat, is de mailbox. Mails die naar de ‘vorige voorzitter’ gestuurd worden, mails die niet meer terug te vinden zijn, etc. Dit is eenvoudig op te lossen door zogenaamde ‘functionele mailboxen’. Dit zijn mailboxen die niet aan een persoon (bv ‘jan@’) gekoppeld zijn, maar de organisatie (bv ‘voorzitter@vereniging.nl’). Je kunt dergelijke adressen ook eenvoudig koppelen aan meerdere personen (bv ‘info@’ of ‘bestuur@’), of meerdere bestuurders toegang geven tot ditzelfde account (spreek in dat geval wel af wie de mails leest en beantwoordt!). Verder oogt dit niet alleen een stuk professioneler dan een persoonlijk adres (‘@hotmail.nl’), maar is dit bij bestuurswisselingen ook veel gemakkelijker overdraagbaar. Door je opvolger het wachtwoord te geven, heeft deze ineens beschikking over alle mailwisselingen, contacten, bijlagen, agenda, etc. Ook voor leden, leveranciers en partners verandert er niets, er is alleen iemand anders die hun mails leest en beantwoordt.

8. Pas je website aan

Een laatste, maar niet onbelangrijke tip is het aanpassen van bestuurswijzigingen en contactgegevens op de website van je vereniging. Helaas komt het nog regelmatig voor dat zelfs tot een jaar later(!), nog altijd de naam en contactgegevens van de vorige secretaris op de website staan. Zorg dat dit op tijd wordt bijgewerkt en voorkom problemen.